Integritet och villkor

1. Integritetspolicy

Vem ansvarar?

Företaget du jobbar för, eller är kund hos, är personuppgiftsansvarigt för uppgifterna om dig i appen. [Leverantören], org.nr [xxxxxx-xxxx], driver RutPlan som personuppgiftsbiträde och behandlar bara uppgifterna på företagets uppdrag. För uppgifter om våra egna kunder, till exempel kontaktpersoner och fakturering, är [Leverantören] själv personuppgiftsansvarig.

Vilka uppgifter finns i appen?

Det här sparas inte

• Personnummer för RUT sparas inte. RUT-filen skapas i din webbläsare och personnumren tas bort när filen är skapad.
• Frågorna till Rut (AI-assistenten) sparas inte. Bara antalet frågor räknas, för att kunna begränsa användningen. Koder, personnummer och kortnummer tas bort innan något skickas.
• Bank- och kortuppgifter sparas inte.

Rättslig grund

Företaget behandlar uppgifterna för att fullgöra anställningsavtal och kundavtal (artikel 6.1 b), för att uppfylla lagkrav som bokföring, arbetstidsregler och RUT (artikel 6.1 c) och efter en intresseavvägning för planering, kvalitet och säkerhet (artikel 6.1 f).

Vilka hjälper oss?

Supabase (databas och inloggning), Netlify (visar själva appen), Anthropic (AI-tjänsten bakom Rut, bara i Pro), Resend (e-post), 46elks (SMS) och OpenStreetMap (kartbilder när en admin tittar på en karta). Fortnox och Spiris används bara om företaget själv kopplar sitt konto. Uppgifter delas aldrig med någon för reklam.

Var lagras uppgifterna?

Databasen ligger i [region, t.ex. EU]. Några underleverantörer kan behandla uppgifter i USA. Det sker då med stöd av EU–US Data Privacy Framework eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Hur länge?

Uppgifterna finns kvar så länge företaget använder RutPlan, eller tills företaget tar bort dem. Företaget kan slå på automatisk gallring av gamla loggar, meddelanden, foton och kunder. GPS-positioner raderas alltid efter 30 dagar. När ett företag slutar raderas allt inom 30 dagar och säkerhetskopior skrivs över inom [7] dagar. Företaget kan själv behöva spara vissa uppgifter längre utanför RutPlan, till exempel bokföringsunderlag i 7 år.

Säkerhet

All trafik är krypterad (https). Varje företags uppgifter är spärrade i databasen så att andra företag aldrig kan se dem. Behörigheter styrs per roll (admin, schemaläggare, anställd), alla ändringar loggas och varje person kan slå på tvåstegsinloggning. Hemliga nycklar finns bara på servern, aldrig i appen.

2. Arbetsdag och positionering (GPS)

Personalen trycker Starta dagen när de börjar och Avsluta dagen när de slutar. Tiderna sparas som underlag för arbetstid och lön.

Företagets admin väljer om position ska sparas:

Varför: för att planera rutter och restid, kunna styrka utfört arbete mot kunder, och för personalens säkerhet vid ensamarbete. Rättslig grund är företagets berättigade intresse (artikel 6.1 f), som företaget ska ha vägt mot personalens integritet.

Vem ser: bara företagets admin och schemaläggare, och du själv. Hur länge: positioner raderas automatiskt efter 30 dagar. Tiderna för arbetsdagen sparas kvar som löneunderlag, men utan plats.

Information först: innan din position sparas första gången visar appen en information som du läser och bekräftar. Telefonen frågar också om lov att använda platsen, och du kan när som helst neka det i telefonens inställningar. Dagen startas då ändå, men utan position.

För arbetsgivaren: informera personalen skriftligt innan GPS slås på. Har ni kollektivavtal ska ni normalt förhandla med facket först (MBL 11 §). Använd inte positionerna för att övervaka mer än syftet kräver. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) har vägledning om positionering av anställda.

3. Cookies och lagring i webbläsaren

RutPlan använder inga reklam- eller spårningscookies och ingen analys från tredje part. Appen sparar bara det som behövs för att den ska fungera i din webbläsare (local storage):

• att du är inloggad (inloggningsnyckel)
• en kopia av ditt schema så att appen fungerar utan nät, som tas bort när du loggar ut
• små inställningar som språk och vad du senast valde

Eftersom lagringen är nödvändig för tjänsten krävs inget samtycke enligt lagen om elektronisk kommunikation. Du kan rensa den genom att logga ut eller tömma webbläsarens data.

4. Dina rättigheter

• Få veta vilka uppgifter som finns om dig och få en kopia. I appen kan du själv ladda ner dina uppgifter under Meny, Integritet och villkor.
• Rättelse av fel uppgifter.
• Radering eller begränsning i vissa fall, till exempel när uppgifterna inte längre behövs.
• Invända mot behandling som bygger på intresseavvägning, till exempel GPS.
• Dataportabilitet: få ut uppgifter du själv lämnat i ett maskinläsbart format.

Kontakta i första hand företaget du jobbar för eller är kund hos. Vi hjälper företaget att svara inom en månad. Du kan också klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

5. Allmänna villkor

Villkoren gäller mellan [Leverantören], org.nr [xxxxxx-xxxx] ("vi") och det företag som tecknar abonnemang ("Kunden"). Tjänsten säljs bara till företag. Kundens admin godkänner villkoren i appen.

1. Tjänsten

RutPlan är en webbapp för städ- och flyttföretag med schema, personal, kunder och de funktioner som ingår i Kundens paket. Appen nås via webbläsaren och kan läggas på mobilens hemskärm. Varje kund har ett eget, avskilt konto.

2. Paket och priser

Alla priser är per månad och exklusive moms.

Antal anställda räknas som alla personer med konto i företaget, även admin. Extra platser som Kundens admin lägger till i appen läggs på nästa faktura och gäller tills Kunden ber oss ta bort dem. SMS debiteras efter förbrukning med [pris] kr per SMS exkl. moms, om inget annat avtalats. Vi får ändra priserna med minst 30 dagars varsel. Kunden får då säga upp avtalet till dagen då det nya priset börjar gälla.

3. Provperiod

Ett nytt företag kan prova Pro gratis i 14 dagar. Därefter pausas kontot tills Kunden har valt paket. Inga uppgifter raderas när kontot pausas.

4. Betalning

Vi fakturerar månadsvis i förskott med [30] dagars betalningsvillkor. Vid sen betalning tar vi ut dröjsmålsränta enligt räntelagen och lagstadgad påminnelseavgift. Är en faktura obetald mer än [30] dagar efter förfallodagen får vi pausa kontot efter skriftlig påminnelse.

5. Avtalstid och uppsägning

Avtalet gäller tills vidare med [en månads] uppsägningstid. Uppsägning görs skriftligt till support@rutplan.se. När avtalet upphör kan Kunden inom 30 dagar be om en export av sina uppgifter. Därefter raderas allt Kundens innehåll enligt PUB-avtalet.

6. Kundens ansvar

• vem som får konto och vilken behörighet de får
• att inloggningsuppgifter hålls hemliga
• att uppgifterna i appen är korrekta, till exempel underlag för lön, faktura, RUT och körjournal
• att Kunden får behandla de personuppgifter som läggs in, och att personal och kunder har fått information om det, särskilt innan GPS slås på
• att inte lägga in personnummer, bankuppgifter eller andra uppgifter som appen inte är gjord för

7. Rut (AI-assistent)

Rut ger förslag och svar som stöd i arbetet. Svaren kan vara fel och ersätter inte arbetsledning, tillverkarens anvisningar, säkerhetsdatablad eller juridisk och ekonomisk rådgivning. Åtgärder som Rut föreslår utförs först när användaren själv bekräftar.

8. Tillgänglighet och support

Vi strävar efter att tjänsten ska fungera dygnet runt, men lovar inte att den alltid är tillgänglig. Planerat underhåll görs helst kvällstid. Support ges via support@rutplan.se på vardagar [08–17], och vi svarar normalt inom en arbetsdag. Integrationer med andra tjänster, till exempel Fortnox, SMS och e-post, beror på att de tjänsterna fungerar.

9. Ansvarsbegränsning

Vi ansvarar inte för indirekta skador som utebliven vinst, förlorade uppdrag eller fel i löner, fakturor eller RUT-ansökningar som bygger på Kundens uppgifter. Vårt sammanlagda ansvar per år är begränsat till [det belopp Kunden har betalat de senaste 12 månaderna]. Begränsningen gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet.

10. Ändringar

Vi utvecklar RutPlan löpande och får lägga till, ändra eller ta bort funktioner. En väsentlig försämring av Kundens paket meddelas minst 30 dagar i förväg. Ändrade villkor meddelas på samma sätt, visas i appen och gäller från angivet datum, om Kunden inte säger upp avtalet innan dess.

11. Immateriella rättigheter

RutPlan, programvaran och namnet tillhör oss. Kundens uppgifter tillhör Kunden.

12. Tvist

Svensk lag gäller. Tvister avgörs av allmän domstol med [Göteborgs] tingsrätt som första instans.

6. Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB)

Avtalet uppfyller kraven i artikel 28 i dataskyddsförordningen (GDPR). Det är en del av avtalet om RutPlan och gäller så länge [Leverantören] behandlar personuppgifter åt Kunden. Personuppgiftsansvarig är Kunden. Personuppgiftsbiträde är [Leverantören], org.nr [xxxxxx-xxxx].

1. Instruktioner

Biträdet behandlar personuppgifter bara för att leverera RutPlan enligt villkoren och Kundens dokumenterade instruktioner. Kundens inställningar och användning av appen räknas som instruktioner, till exempel valet av GPS och gallring. Biträdet meddelar Kunden om en instruktion verkar strida mot GDPR.

2. Sekretess

Alla som har tillgång till uppgifterna har tystnadsplikt. Biträdet tittar bara i Kundens uppgifter när det behövs för support eller felsökning, eller när Kunden ber om det.

3. Säkerhet

• krypterad trafik (https) och krypterad lagring hos databasleverantören
• spärr i databasen per företag
• behörighet per roll och logg över ändringar
• tvåstegsinloggning för den som vill
• hemliga nycklar bara i serverns säkra lagring
• koder, personnummer och kortnummer tas bort innan text skickas till AI-tjänsten
• automatisk radering av positioner efter 30 dagar
• säkerhetskopior hos databasleverantören

4. Underbiträden

Kunden godkänner underbiträdena i tabellen nedan. Biträdet meddelar Kunden minst 30 dagar innan ett nytt underbiträde anlitas. Kunden får då invända och säga upp avtalet.

5. Tredje land

Överföring utanför EU/EES sker bara med stöd av ett beslut om adekvat skyddsnivå, till exempel EU–US Data Privacy Framework, eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

6. Hjälp till Kunden

Biträdet hjälper Kunden att svara när en registrerad utövar sina rättigheter, och med konsekvensbedömningar när det behövs, till exempel inför GPS. En begäran som kommer direkt till Biträdet skickas vidare till Kunden.

7. Personuppgiftsincident

Biträdet meddelar Kunden utan onödigt dröjsmål, och senast inom 24 timmar efter att ha upptäckt en incident, så att Kunden kan anmäla till IMY inom 72 timmar.

8. Granskning

Biträdet ger Kunden den information som behövs för att visa att avtalet följs. Kunden får granska efter skriftlig begäran med minst 30 dagars varsel, högst en gång per år om inte en incident har inträffat.

9. När avtalet upphör

Kunden kan inom 30 dagar få en export av sina uppgifter. Därefter raderar Biträdet alla Kundens personuppgifter i RutPlan, inklusive inloggningar. Raderingen loggas och bekräftas skriftligt.

Bilaga. Behandlingar och underbiträden

7. Kontakt

Frågor om RutPlan och om hur uppgifter hanteras: support@rutplan.se
[Leverantören], org.nr [xxxxxx-xxxx], [adress]

Frågor om dina egna uppgifter hos ett visst företag ställer du i första hand till det företaget.